3 loistavaa sovellusta lisäämään tuottavuutta

Kun puhutaan tuottavuudesta, on meillä kaikilla samanlainen haaste; päivässä on vain 24 tuntia.

Aika on annettu. Niin se vain on.

Mutta vaikuttaa siltä, että jotkut ihmiset ehtivät tekemään enemmän kuin muut.

Enkö olekin oikeassa?

Joillakin ihmisillä on melkein selittämätön kyky saada asioita tehtyä - ja mieluiten tupla vauhdilla.

Ja sitten olemme me muut, jotka olemme hengästyneitä ja stressaantuneita tuntiessamme itsemme tehottomiksi. Mutta sinun ei tarvitse työskennellä pidempään tai painostaa itseäsi kovemmin saadaksesi enemmän tuottavuutta työpäivään.

Sinun täytyy vain työskennellä järkevämmin.

Tässä blogikirjoituksessa esittelen sinulle 3 sovellusta, jotka voivat auttaa sinua priorisoimaan ja määräämään käytettävissä olevan, kallisarvoisen ajan.

1. Hallitse tehtäviä – Asana

Aloitetaanpa vaikka siitä, mitä kutsumme yleensä to-do-listaksi, joka on pieni (mutta tärkeä) askel kohti tuottavuuden lisäämistä.

To-do-lista on - karkeasti sanottuna - lista kaikista tehtävistä, jotka sinun täytyisi tehdä.

Ja miksi to-do-lista on tärkeä?

Kyllä, se on tärkeä ensinnäkin siksi, että et voi mitenkään muistaa KAIKKIA tehtäviä. Siksi sinun täytyy kirjoittaa ne ylös. Toiseksi, to-do-lista auttaa sinua keskittymään yksittäisiin tehtäviin, sen sijaan, että keskittyisit siihen, kuinka paljon sinun täytyy ehtiä tekemään.

On olemassa paljon erilaisia sovelluksia, joiden päämääränä on auttaa sinua tekemään to-do-listoja.

Oikeasti. Niitä on runsaasti.

Olen jatkuvasti kokeillut osaa niistä ja aina löytyy yksi, joka on parempi kuin muut.

Asana on yksi parhaista työkaluista, jota olen koskaan käyttänyt, sillä sekä sen rakenne, että käytännöllisyys sopivat erittäin hyvin minun tarpeisiin.

Asanaa käytetään yksilöllisesti, mutta yksi sen suurista vahvuuksista on se, että sitä voidaan käyttää myös yhteistyössä muiden kanssa.

Eli, jos työskentelet tiimissä ja haluat yleiskatsauksen siihen, mitä kukakin tekee ja milloin suhteessa yksittäisiin tehtäviin, on Asana (mielestäni) erittäin loistava.

Sovellus on rakennettu niin, että kaikki samassa tiimissä olevat voivat antaa tehtäviä toisilleen. Tehtävien luomisen lisäksi voit lisätä paljon muitakin tietoja esim. muistiinpanoja, kommentteja sekä eräpäiviä ja voit priorisoida niitä eri osioihin, riippuen siitä onko tehtävät uusia tai tulevia ja erilaisissa projekteissa. Tämän lisäksi voit luoda alitehtäviä ja voit liittää tiedostoja suoraan Asanaan Google Driveltä, Dropboxista tai omalta levyltä.

Kun tehtävä on suoritettu, voit merkitä sen valintamerkillä ja se poistuu tehtävälistalta (löydät sen silti aina uudestaan, kun klikkaat “View completed tasks”).

Asana löytyy sovelluksena sekä selain-pohjaisena ratkaisuna (kumpikin versio toimii hyvin) ja sen voi integroida sovelluksiin kuten Slack, Google Sheets, Zapier, Evernote, Zendesk ja moneen muuhun.

Lisäksi Asana on ilmainen (enintään 15 käyttäjää), joten ei ole mitään syytä jättää kokeilematta.

Hae Asana täältä:

Asana Androidille

Asana iOS:lle

2. Tarkkaile käyttämääsi aikaa – Toggl

Oletko koskaan miettinyt, mihin oikein käytät aikaa? Kuinka monta minuuttia päivästä käytät sähköpostin tarkastamiseen? Tai kuinka kauan olet käyttänyt aikaa jonkin tietyn tehtävän tai projektin tekemiseen?

Törmäsin vastikään Toggl sovellukseen, joka auttaa vastaamaan juuri näihin kysymyksiin. Toggl on ajanrekisteröimistyökalu, jota voit (hassua kyllä) käyttää rekisteröimään käyttämääsi aikaa, riippumatta siitä, käytätkö 10 minuuttia sähköpostien lukemiseen tai 10 tuntia raportin kirjoittamiseen. Togglin avulla se on niin helppoa, kuin voi vain olla. Kaikki, mitä sinun täytyy tehdä, on valita, mitä tehtävää työstät ja klikata “Start”. Sitten alkaa ajanlasku.

Kun olet saanut tehtävän valmiiksi, klikkaa “Stop” ja jatka seuraavaan tehtävään.

Näin jatkat, kunnes työpäiväsi on ohi.

Tehtäviä voidaan aloittaa ja lopettaa, ja voit jatkaa niitä eri aikaan.

Kun olet käyttänyt Togglia jonkin aikaa, se muuttuu erityisen jännittäväksi.

Nyt voit tutkiskella raportteja ja tilastotietoja läpi työpäivän ajankulutuksestasi. Se antaa sinulle käsityksen, kuinka tuottelias olet oikeasti ollut ja mitkä tehtävät pihistävät kaiken aikasi.

Ainut miinus Togglissa on se, että voit rekisteröidä vain yhden tehtävän kerrallaan - mutta toisaalta tämä pakottaa sinut pitämään keskittymisen siihen asti kun olet valmis jatkamaan seuraavaan tehtävään.

Toggl on saatavilla työpöytäsovelluksena ja kännykkäsovelluksena. Riippumatta siitä, mitä sovellusalustaa käytät, Toggl synkronisoi automaattisesti datan (niin kauan, kun olet yhteydessä internetiin ja käytät samaa tunnusta).

Luot tunnuksen kirjoittamalla sähköpostiosoitteesi ja itse valitun salasanan. Tämän jälkeen olet valmis rekisteröimään aikaa.

Voit ladata Togglin täältä:

Toggl Androidille

Toggl iOS:lle

3. Vältä häiriötekijöitä – ClearLock

 Eräs tutkimus osoittaa, että tehtävään palaamiseen kuluu 25 minuuttia aikaa, jos häiriinnyt. Jos tätä tapahtuu usein päivässä, voimme varmasti olla samaa mieltä siitä, että jotain on pielessä.

Siksi on tärkeää minimoida häiriötekijät, jos haluat olla tuottelias.

Kollegoiden aiheuttamien häiriöiden lisäksi, kännykkä on usein yksi suurimmista syntipukeista (tutkimus osoittaa, että koskemme kännykkään keskimääräisesti 2.617 kertaa päivässä).

Ja vaikka maailman loogisin tapa olisi sulkea se kokonaan, niin ollaanpa rehellisiä; sitä ei tule tapahtumaan.

Kännykkä on monelle keskinäisin kommunikointityökalu, joten sen karkottaminen kirjoituspöydän laatikkoon yhden tai useamman työpäivän ajaksi viikossa ei ole realistinen ajatus. Suurin osa meistä haluaa olla käytettävissä kaikkiin aikoihin - erityisesti hätätilanteiden varalta.

Juuri tätä varten on ClearLock.

ClearLock on sovellus, joka (ironista kyllä) estää kaikki muut häiritsevät sovellukset tiettynä ajankohtana.

Kun aloitat ClearLockin käytön, saat listan kaikista käyttämistäsi sovelluksista. Voit valita kaikki tai yksittäisiä, jotka haluat estää. Tämän jälkeen valitset, kuinka kauan haluat estää ne - se voi olla 10 minuutista 3 tuntiin.

Kun olet estänyt sovellukset, ainut tapa käyttää niitä uudelleen (ennen kuin aika on loppu) on käynnistää puhelin kokonaan uudelleen.

Yksi ClearLockin suurimmista miinuksista on se, että sen voi ladata vain Androidille. Applen rajoitetun ekosysteemin vuoksi ClearLockin kaltaiset sovellukset on mahdotonta saada toimimaan iPhonella ja iPadilla. Parasta, mitä voit tehdä, on mennä asetuksiin, klikata viesteistä ja poistaa käytöstä ilmoitukset haluamistasi sovelluksista, ja ottaa ne taas takaisin käyttöön kun olet saanut tehtävän valmiiksi. Tämä ei tietenkään ole niin järkevää, mutta se on yksi ehdotus ongelmaan - jos et halua kokonaan sulkea kännykkää.

Voit ladata ClearLockin Androidille täältä.

Siinä oli minun 3 sovellustani, jotka voivat auttaa sinua lisäämään tuottavuutta, jotta ehdit tekemään enemmän työpäivän aikana. Onko sinulla muita hyviä ehdotuksia?

Kirjoita ihmeessä ehdotuksesi Facebookiin tai Twitteriin. 

Pernille Christine Larsen

Sosiaalinen ja digitaalinen sisältö Bamboralla. Jos en väijy internetissä, olen mahdollisesti treenaamassa salilla, tyydyttämässä kahvin himoani tai ulkona metsästämässä uusia kokemuksia.

 

We are open for business!

Welcome to the world of payment solutions. Choose your country and start accepting payments from customers all over the world.